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海外出張旅費規程 コスト削減

はじめに

大半の企業では、半年や1年という短期間の海外派遣を「海外赴任」ではなく、「海外出張」という言葉を用いているかと思います。

海外出張のルールについては、法律の改正による影響も少ないため、なかなか見直しが進められないのが実情ですが、コスト削減やリスク回避のためにも、定期的に見直されることをお勧めします。

今回は、貴社が海外出張旅費規程を新たに作成し、または見直しをされるにあたって、コスト削減の観点と税務上及び労務上の観点で留意いただきたい事項について、ご案内してまいりたいと思います。

コスト削減のための見直し

(1) IT化への対応

インターネット上でも、出張旅費の削減や事務作業の軽減を強力にバックアップしてくれる
WEBサイトが多く見受けられるようになりました。

また、昨今のITツールの進化により、出張手続きを効率化するだけでなく、精算事務の負担も軽減する仕組みが考案されています。このような合理化策を上手く取り入れて、コストダウンを図っていただければと思います。

(2) 特定の旅行会社等との契約

社員の海外出張が多い会社は、旅行会社と提携する方法がお勧めです。これにより、旅券購入の時間が非常に短縮されることになります。

そこまでの量がなかったとしても、特定の旅行会社と契約して団体向けのチケットを回してもらったりはできるかも知れません。また、航空券費用の削減を検討するなら、航空会社と法人契約を結んで直接買うことも考えられます。

ぜひご検討ください。

(3) 法人カードや決済口座の利用

法人カード(クレジットカード)を利用することで、出張者が多額の現金を立て替える必要がなくなり、カード決済や現金の入出金が可能になります。

また、海外出張時の海外旅行保険が自動付保されたりもしますので、非常に便利かと思います。

(4) 経費精算口座の利用

社員各人に、会社が指定する金融機関で個人口座を開設してもらい、社員個人が立て替えた費用の精算のために使うという方法があります。

立替費用としては、パスポート取得費用、予防注射、往復旅費、支度費用(行き・帰り共)、滞在費(食費費・宿泊費)・現地での交通費など多岐にわたるため、事務負担の軽減につながり、コストダウンも図れるかと思われます。

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