海外出張旅費規程の作成・見直し

社員の海外出張が多い会社は、旅行会社と提携する方法がお勧めです。これにより、旅券購入の時間が非常に短縮されることになります。

そこまでの量がなかったとしても、特定の旅行会社と契約して団体向けのチケットを回してもらったりはできるかも知れません。また、航空券費用の削減を検討するなら、航空会社と法人契約を結んで直接買うことも考えられます。

ぜひご検討ください。

法人カード（クレジットカード）を利用することで、出張者が多額の現金を立て替える必要がなくなり、カード決済や現金の入出金が可能になります。

また、海外出張時の海外旅行保険が自動付保されたりもしますので、非常に便利かと思います。

社員各人に、会社が指定する金融機関で個人口座を開設してもらい、社員個人が立て替えた費用の精算のために使うという方法があります。

立替費用としては、パスポート取得費用、予防注射、往復旅費、支度費用（行き・帰り共）、滞在費（食費費・宿泊費）・現地での交通費など多岐にわたるため、事務負担の軽減につながり、コストダウンも図れるかと思われます。

規程で定めた出張手当は、実質的には給料の意味が強いのですが、税務上は給料扱いではなく、旅費交通費の部類に入ることになります。

つまり、会社の経費になるだけでなく、受け取る側の社員にとっても、所得税のかからない収入になります。このメリットを享受するためにも、規程の存在が不可欠です。

海外出張旅費規程を作らずに、その都度、勝手に出張手当を決めて与えていると、税務署に否認されてしまうばかりか、役員の場合などは損金不算入の賞与認定をされることにも なりかねませんので、十分ご注意ください。

提示を求められ、出張旅費の精算状況をチェックされることになります。
出張の都度、出張日程表や出張報告書を保管しておいてください。

出張日程のなかに観光やゴルフ等が入っている場合は、その分を按分して交際費などに振り分ける必要がありますので、ご注意ください。

出張者が海外で病気やケガをした場合は、健康保険が適用されます。

本人がいったん立て替えることになり、精算されるまでに非常に時間がかかるため、これとは別に、会社負担で民間損害保険会社の「海外旅行傷害保険」に加入する場合が多いです。

注意点としては、現地でサービスができる保険会社を選ぶということです。
そうすることで、病院から保険会社に直接治療費が請求されることになり、社員の先行負担が生じなくなります。

ただし、一部の歯の治療などは保険の対象外になったりするため、どこまでを会社負担とするかは注意が必要です。

以上のように、海外出張旅費規程については、様々なコスト削減やリスク回避に向けて、常にメンテナンスを行っていただければと思います。