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海外出張旅費規程の見直し

海外出張旅費規程の作成・見直し

海外出張旅費規程の見直しポイント

海外出張旅費規程は3つの論点をおさえる

大半の企業では、半年や1年という短期間の海外派遣を「海外赴任」ではなく、「海外出張」という言葉を用いているかと思います。

海外出張のルールについては、法律の改正による影響も少ないため、なかなか見直しが進められないのが実情ですが、コスト削減やリスク回避のためにも、定期的に見直されることをお勧めします。

海外出張旅費規程を新たに作成し、または見直しをされるにあたって、コスト削減の観点税務上の観点及び労務上の観点で留意いただきたい事項について以下にご案内します。

海外出張旅費規程 コスト削減の観点

コスト削減のための見直し

(1) IT化への対応

インターネット上でも、出張旅費の削減や事務作業の軽減を強力にバックアップしてくれる
WEBサイトが多く見受けられるようになりました。

また、昨今のITツールの進化により、出張手続きを効率化するだけでなく、精算事務の負担も軽減する仕組みが考案されています。このような合理化策を上手く取り入れて、コストダウンを図っていただければと思います。

(2) 特定の旅行会社等との契約

社員の海外出張が多い会社は、旅行会社と提携する方法がお勧めです。これにより、旅券購入の時間が非常に短縮されることになります。

そこまでの量がなかったとしても、特定の旅行会社と契約して団体向けのチケットを回してもらったりはできるかも知れません。また、航空券費用の削減を検討するなら、航空会社と法人契約を結んで直接買うことも考えられます。

ぜひご検討ください。

(3) 法人カードや決済口座の利用

法人カード(クレジットカード)を利用することで、出張者が多額の現金を立て替える必要がなくなり、カード決済や現金の入出金が可能になります。

また、海外出張時の海外旅行保険が自動付保されたりもしますので、非常に便利かと思います。

(4) 経費精算口座の利用

社員各人に、会社が指定する金融機関で個人口座を開設してもらい、社員個人が立て替えた費用の精算のために使うという方法があります。

立替費用としては、パスポート取得費用、予防注射、往復旅費、支度費用(行き・帰り共)、滞在費(食費費・宿泊費)・現地での交通費など多岐にわたるため、事務負担の軽減につながり、コストダウンも図れるかと思われます。

海外出張旅費規程 税務上の観点

税務上の観点からの見直し

(1) 税務対策としても規程は必ず必要

海外出張旅費規程を定めることは、海外出張時の社内ルールを運用する上で重要であるだけでなく、税務対策の一環にもなります。

たとえば出張時の交通費、宿泊費、出張手当などは、規程による定めがない場合は、会計上は経費にできたとしても、税務上は否認される可能性もあります。

原則として、領収書が無い出費は税務上損金として認められません。ただし、公共交通機関等の合理的に説明できる経費については領収書がなくても損金として認められる場合があります。

(2) 社員本人に対する税務メリット

規程で定めた出張手当は、実質的には給料の意味が強いのですが、税務上は給料扱いではなく、旅費交通費の部類に入ることになります。

つまり、会社の経費になるだけでなく、受け取る側の社員にとっても、所得税のかからない収入になります。このメリットを享受するためにも、規程の存在が不可欠です。

海外出張旅費規程を作らずに、その都度、勝手に出張手当を決めて与えていると、税務署に否認されてしまうばかりか、役員の場合などは損金不算入の賞与認定をされることにも なりかねませんので、十分ご注意ください。

(3) 税務調査のときには、海外出張旅費規程の

提示を求められ、出張旅費の精算状況をチェックされることになります。
出張の都度、出張日程表や出張報告書を保管しておいてください。

出張日程のなかに観光やゴルフ等が入っている場合は、その分を按分して交際費などに振り分ける必要がありますので、ご注意ください。

海外出張旅費規程 労務上の観点

労務上の観点からの見直し

(1) 労災保険

海外でも短期出張の場合は、日本の労災が適用されます。

しかし、期間や出張目的によっては、日本の労災が適用されないため、「労災保険法27条にもとづく特別加入」の手続きをされることをお勧めします。

ただし、これは任意加入となります。詳しくは、管轄の労働基準監督署にご確認ください。

(2) 健康保険

出張者が海外で病気やケガをした場合は、健康保険が適用されます。

本人がいったん立て替えることになり、精算されるまでに非常に時間がかかるため、これとは別に、会社負担で民間損害保険会社の「海外旅行傷害保険」に加入する場合が多いです。

注意点としては、現地でサービスができる保険会社を選ぶということです。
そうすることで、病院から保険会社に直接治療費が請求されることになり、社員の先行負担が生じなくなります。

ただし、一部の歯の治療などは保険の対象外になったりするため、どこまでを会社負担とするかは注意が必要です。

以上のように、海外出張旅費規程については、様々なコスト削減やリスク回避に向けて、常にメンテナンスを行っていただければと思います。

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